Ga jij je vaste mailpatroon doorbreken? Heb je geen vast patroon? Ik weet (bijna) zeker van wel. Als jij last hebt van mailstress lees dan deze 18 tips om jouw patroon te doorbreken. En doe er vooral wat mee, want lezen is slechts de eerste stap.
Lees de tips met de volgende twee vragen in gedachten.
Welke tip(s) helpen mij het meest om mailstress te voorkomen?
Welke tips(s) ga ik in praktijk brengen?
Durf jij toe te geven dat je last hebt van mailstress?
- Hoeveel tijd besteed jij dagelijks aan mail?
- Het begin van de dag is het piekmoment voor energie en creativiteit. Gebruik jij deze piek voor belangrijke dingen of voor mail?
- Zit je bovenop je mail? Lees je alles direct en beantwoord je alles direct? Stop ermee! Het is zinloos. Het is hetzelfde als een gat graven in het strand aan de vloedlijn. Hoe snel je ook graaft, het water blijft binnenstromen.
- Weet jij hoe je met mail om wilt gaan? Welke keus maak jij? Laat jij jezelf overspoelen of kies je ervoor het vanaf vandaag anders te doen.
Hoe kun je de verzending verbeteren?
- Denk na wat je wilt bereiken met je mail? Wat is je doel, wat wil je overbrengen?
- Mail is een storende factor voor ons allemaal, dus hou het kort. Zorg er voor dat je kernboodschap in een paar seconden te lezen is. Gebruik mail voor:
een simpele vraag
een document doorsturen
een planning doorgeven
een korte reactie vragen
een duidelijke opdracht verstrekken.
- Maak een onderwerpregel die de lading dekt. Begin met de tekst, maak de onderwerpregel daarna. Bijvoorbeeld: ‘actie gewenst over ……’ of ‘planning van ….’
- Beperk je mail tot een aantal zinnen.
- Wanneer je een actie verwacht van de ander benoem dan:
Wat er moet gebeuren?
Wanneer het klaar moet zijn?
Hoe je geïnformeerd wilt worden dat het klaar is.
- Stop met beleefd zijn. Stop met het versturen van mail met woorden als: ‘bedankt’, of ‘ik begrijp het’. Vriendelijk bedoeld natuurlijk én het zorgt voor volle postbussen.
- Stuur je antwoord alleen aan de zender van de mail en niet aan iedereen.
- Gebruik mail niet: In situaties dat je direct een actie of reactie verwacht. Bel op of loop langs. Als er sprake is van een complexe vraag en jij wilt horen wat de ander ervan vindt. Bel op, loop langs of plan een gesprek. In situaties dat jij je hart wilt luchten. Schrijf de mail om rustig te worden en gooi hem dan weg. Bel op – als het nog nodig is – om een afspraak te maken voor een persoonlijk gesprek.
Hoe krijg je (meer) grip op wat er binnenkomt?
- Vertel de mensen waar je het meest via mail mee communiceert hoe jij, vanaf nu, met je mail omgaat. In welke situaties stuur je een mail? Op welke tijden lees jij je mail? Twee keer per dag: op het eind van de ochtend en aan het eind van de middag is een prima gemiddelde. Binnen welke termijn kunnen ze een antwoord verwachten?
- Zorg voor een lege postbus. Je postbus is géén actielijst. Zorg voor een actielijst en prioriteitenlijst die werkt.
- Wanneer je één keer op de cc lijst van een mail staat, is het een fout van de zender. Sta je er twee keer op, is het je eigen fout. Begin met vragen: ‘Waarom stuur jij dit aan mij?’ Wees vriendelijk direct als je geen cc mail meer wilt ontvangen: ‘Ik begrijp dat jij het prettig vind om mij op de hoogte te houden. Stop hiermee. Ik wil alleen mail ontvangen die persoonlijk voor mij is bedoeld omdat ik de inhoud móet weten, óf omdat er een actie/reactie van mij wordt verwacht.’
- Schrijf je uit voor nieuwsbrieven. Wees kritisch en zorg ervoor dat je alleen nieuwsbrieven ontvangt met nuttige, zinvolle informatie waar je iets aan hebt.
- Verwijder alle mail die ouder is dan dertig dagen uit je inbox. Archiveer het omdat je het wilt bewaren óf maak er een actie van en zet het op je actielijst.
- Begin helemaal met een schone lei. Verplaats je mail naar een map: ‘de oude postbus’ en begin overnieuw. Zet een aantekening in je agenda voor over een half jaar. ‘Leeg de oude postbus.’
Geef een reactie