Een goede voorbereiding is ………..

Een goede voorbereiding is (véél) meer dan de helft van het werk

Dat zie je aan de gouden medailles van Sotsji. Vier jaar lang alles opzij zetten om een medaille te halen. Voor sommigen is het de gouden waar het om draait omdat ze de topfavoriet zijn. Voor anderen is zilver of brons een prestatie om van te dromen. Vier jaar lang focus, oefenen, concentratie, trainen om die ene prestatie neer te zetten waar je constant mee bezig bent. En de sporter niet alleen, nee de hele ploeg, inclusief de trainer, de masseur, de arts, iedereen is ermee bezig.

Of neem journalist Coen Verbraak waar ik vorige week een lezing van bijwoonde bij het Martini Plaza, georganiseerd door Businesswise. De journalist die programma’s maakt zoals ‘Kijken in de ziel’. Die gesprekken voert met interessante mensen met een verhaal. Tenminste dat is het resultaat als wij naar dit programma kijken. Hij stelt de juiste vragen, op het juiste moment en op zo’n manier dat zij zichzelf bloot geven. Dat ze dingen vertellen die ze normaal gesproken niet prijs zouden geven. Coen Verbraak heeft in zijn lezing uitgelegd wat zijn aanpak is. Het allerbelangrijkste? De voorbereiding. Maanden is hij soms bezig met de voorbereiding op één gesprek. Hij praat met goede vrienden van de hoofdpersoon, leest de boeken die hij of zij geschreven heeft, bekijkt de films die hij of zij gemaakt heeft. Doet alles om de hoofdpersoon heel goed te leren kennen. Dit alles om vast te stellen: wat is het thema van deze persoon? Wat wordt het thema van het interview? Wat wil ik boven water krijgen? De kunst van het vragen stellen beheerst Coen Verbraak heel goed en wellicht nog wel beter de kunst van de voorbereiding.

Leuk Sonja dit verhaal, denk je nu misschien. Wat heb ik eraan in mijn rol als beginnend leidinggevende. Wees gerust je hoeft geen weken of maanden met voorbereiding bezig te zijn.

Het is iets wat je iedere dag kunt doen door in de gesprekken die je voert een simpele methode te hanteren. Stel jezelf een aantal vragen

1. Met wie heb ik het gesprek?

• Hoe zit hij of zij in elkaar?
• Wat vindt hij of zij belangrijk?

2. Wat wil ik bereiken met het gesprek?

• Wat is het grotere doel van de organisatie?
• Waar sta je nu, waar wil je naartoe?

3. Wat is de beste opbouw?

• Stel ik een open vraag en geef ik de ander de ruimte?
• Baken ik het af en kom ik direct tot de kern van de zaak?

4. Wat zijn geschikte gesprekstechnieken?

• Ga ik vooral open vragen stellen, luisteren wat er wordt gezegd en hierop doorgaan? Zodat ik erachter kom wat er aan de hand is.
• Stel ik een vraag en hou ik dan m’n mond? Zodat ik de ander de ruimte geef om na te denken en zelf met een antwoord te komen.

Kun je dan nooit meer een praatje maken zonder je voor te bereiden? Jazeker wel. Na het weekend een praatje maken. Of de volgende dag, na weer een gouden medaille in Sotsji. Vragen of de ander het ook zo fantastisch vond. En dat is precies het verschil tussen een praatje en een gesprek. Een praatje heeft geen doel, het kan over van alles en nog wat gaan. In een gesprek heb je een bepaald resultaat voor ogen. Een goede voorbereiding is (veel) meer dan de helft van het werk.

Ik ben heel benieuwd of jij dit herkent. Wat zijn jouw ervaringen?