Hoe kun je email overload voorkomen?

De vakantie is voorbij. Het Noorden van het land is weer begonnen met werken en het ‘normale patroon’ begint. Email is ook zo’n patroon. Voordat je aan je eigenlijke werkt begint, moet je eerst de email berg wegwerken die in de vakantie is ontstaan. Is dat normaal? Je denkt wellicht van wel. Ik vind het niet normaal. Vandaar 18 tips om dit patroon te doorbreken.

Het zijn tips om te doen. Welke tip heeft volgens jou het meeste effect op jouw (dagelijkse) email berg?

Durf jij toe te geven dat het je (teveel) tijd kost?

1. Hoeveel tijd breng jij dagelijks in je email postkamer door? Verwar het wegwerken van de mail niet met het echte werk.
2. Het begin van de dag is het piekmoment wat energie en creativiteit betreft. Gebruik jij deze piek voor de belangrijke dingen die je hebt te doen of voor een administratieve, alledaagse taak als email?
3. Bovenop je mail zitten, alles direct lezen en beantwoorden is een zinloze taak. Het is hetzelfde als een gat graven in het strand aan de vloedlijn. Hoe snel je ook graaft, het water blijft binnenstromen.
4. Heb jij al besloten hoe je met email om wilt gaan? Je zult de stroom nooit beheersen. Het is een keuze: jezelf laten overspoelen of ervoor kiezen dingen anders te doen

1. Tachtig procent van de email wordt verwijderd binnen drie seconden. Dus, áls je een email moet versturen, zorg er dan voor dat je kernboodschap in drie seconden te lezen is.
2. Besteed voldoende tijd aan het maken van een onderwerpregel die de lading dekt. Begin met de tekst, maak aansluitend de onderwerpregel.
3. Beperk je email tot drie zinnen.
4. Maak duidelijk wat je van de ander wilt wanneer je een actie verwacht door te benoemen:
5. Stop met beleefd zijn. Stop met het versturen van email met woorden als: ‘bedankt’, of ‘ik begrijp het’.
6. Stuur je antwoord alleen aan de zender van de mail en niet aan iedereen.
7. Verstuur de email niet.

1. Maak afspraken met de vijftig personen waar je het meest mee communiceert via email. In welke situaties stuur je een email. Op welke tijden lees jij je email? Binnen welke termijn kunnen ze een antwoord verwachten. Ze zullen er net zo blij mee zijn als jij.
2. Zorg voor een lege postbus. Je postbus is geen actielijst. Zorg voor een actielijst en prioriteitenlijst die werkt.
3. Wanneer je één keer op de cc lijst van een mail staat, is het een fout van de zender. Sta je er twee keer op, is het je eigen fout. Begin met vragen: ‘waarom stuur jij dit aan mij?’ Of wees nog directer: ‘ik wil dit niet meer ontvangen. Stop hiermee.’
4. Weiger om email te ontvangen wanneer je op vakantie bent. Stuur een automatisch bericht dat je alle email ongelezen zult verwijderen als je terugkomt. Als het belangrijk is, ontvang je graag de email op de datum van terugkomst van vakantie.
5. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven. Wees kritisch en schrijf je uit. Alleen nieuwsbrieven waar je iets aan hebt, wil je ontvangen.
6. Verwijder alle mail die ouder is dan dertig dagen uit je inbox. Archiveer het omdat je het wilt bewaren óf maak er een actie van en zet het op je actielijst.
7. Verklaar jezelf email bankroet en verwijder alles. Vind je dat te drastisch, verplaats alles naar een map: de oude postbus en begin overnieuw.

Wat doe jij om email overload te voorkomen?