Wat ben jij aan het uitstellen op dit moment?

De kans is groot dat je op dit moment iets uitstelt.

Iets wat je zou moeten doen, zou willen doen en toch niet doet.

Misschien is het lezen van deze blog wel jouw manier om iets uit te stellen wat je eigenlijk zou moeten doen.

Ik hou erg van productiviteit en effectiviteit. Waarom? Omdat ik het mezelf graag gemakkelijk maak. Hoe kan ik dingen in één keer goed doen in een zo kort mogelijke tijd? Deze vraag speelt bij mij altijd in m’n achterhoofd. Ik ben me in de loop van de jaren steeds bewuster geworden van: hoe ik mijn tijd besteed én waaraan ik het besteed. En ik weet dat, ondanks mijn sterke focus op doelen realiseren en effectiviteit, ik ook nog steeds zaken uitstel die ik aandacht zou moeten geven.

Ik plan mijn afspraken en taken, groot en klein, in m’n agenda en doe meestal wat ik die dag van plan was te doen en toch schuif ik ook taken door naar de volgende dag of volgende week. Omdat ik me af laat leiden en niet doe wat ik van plan was te doen. Door de dag te beginnen met de mail lezen en me laten verleiden een interessant artikel aan te klikken. Eventjes op Facebook kijken en dan blijven hangen in interessante berichtjes en leuke filmpjes. Meestal is mijn afleiding wel gericht op nieuwe ideeën omtrent m’n werk én toch leidt het af van wat ik van plan was te doen.

Uitstelgedrag, je laten afleiden, bracht mij op de volgende twee vragen:

1. Waarom stellen we dingen uit, terwijl we weten dat dit niet goed is voor het bereiken van onze doelen en resultaten?
2. Hoe kunnen we uitstelgedrag veranderen op een zodanige manier dat we ‘focus vasthouden en resultaten bereiken’ leuk gaan of blijven vinden.

Door op onderzoek uit te gaan en hierover te lezen heb ik antwoorden op deze twee vragen die voor (bijna) iedereen van toepassing zijn.

Waarom stellen we dingen uit?

Ten eerste, dingen uitstellen is normaal menselijk gedrag is. (Bijna) iedereen doet het. Uitstellen doe je omdat je ergens geen zin in hebt, het je moeilijk lijkt, je er tegen op ziet. Er wordt een emotie bij je getriggerd. Hoe meer je ergens tegen op ziet, hoe meer uitstelgedrag je zult vertonen.

Uit onderzoek blijkt dat er zeven triggers zijn die ervoor zorgen dat je geen zin hebt om actief aan de slag te gaan met een bepaalde taak. Denk maar eens aan een taak die je al een tijdje uitstelt. Het kan maar zo zijn dat deze taak één van deze zeven triggers kent:

• Het is saai
• Het is frustrerend
• Het is moeilijk
• Het is dubbelzinnig, verwarrend
• Het is ongestructureerd en onoverzichtelijk
• Het is niet leuk
• Het heeft geen toegevoegde waarde

Uitstelgedrag is niet een logisch, rationeel proces. Je emoties nemen de overhand en triggeren jou om het uit te stellen.

Hoe kun je uitstelgedrag veranderen?

Er is een manier waarop jij de linkerhelft van je brein, je logische deel de boventoon kunt laten voeren. Herken jij bovenstaande triggers? Weersta dan de impuls om je te laten afleiden en dingen uit te stellen.

Dit kun je het beste doen door middel van omdenken. Welke trigger (saai, frustrerend, moeilijk, verwarrend, ongestructureerd, niet leuk, geen toegevoegde waarde) speelt er bij jou als je denkt aan een activiteit die je op dit moment uitstelt?

Probeer anders over die taak te denken en het aantrekkelijker te maken voor jezelf om de taak juist wel af te ronden.

• Moet je een beleidsstuk schrijven over een inhoudelijk onderwerp dat jou totaal niet aanspreekt? Omdat je het ontzettend saai vindt. Dan kun je er bijvoorbeeld een spel van maken. Hoeveel woorden kun je in 20 minuten schrijven? Begin met schrijven en maak er een wedstrijdje van voor jezelf om het in zo kort mogelijke tijd voor elkaar te krijgen.
• Vind je een taak verwarrend en ongestructureerd? Maak dan eerst een concreet stappenplan dat jij kunt volgen om het voor elkaar te krijgen. In korte tijd en met het gewenste resultaat. Vraag eventueel iemand die analytisch sterk is om jou te helpen bij het maken van een stappenplan.
• Heb je voor een komend project allerlei documenten en materiaal te bestuderen om je in te werken? Vind je dit niet leuk, zie je er tegenop? Stel dan eerst vast hoe lang jij je kunt concentreren op deze taak. Kun je bijvoorbeeld je focus vasthouden en geconcentreerd lezen zonder enige afleiding gedurende een uur? Als een uur voor jou te lang is en niet fijn voelt. Wat voel je bij 30 minuten? Breng de leestijd terug totdat je een periode vind die goed voelt en begin er dan aan.
• Is je website aan vernieuwing toe en heb je geen zin om hiermee te beginnen, geeft dit jou helemaal geen energie? Maak er een project van. Spreek eerst met je zelf een deadline af wanneer je het klaar wilt hebben en deel dit met degenen waar je ondersteuning van nodig hebt. Maak een planning op 1 A-4tje wat je hebt te doen om het voor elkaar te krijgen en begin met de eerste stap. Plan tijd in voor de andere stappen in je agenda.

Uitstelgedrag vertonen is dus normaal én je kunt er zelf iets aan doen om ervoor te zorgen dat je wel focus houdt en je niet af laat leiden. Wat kun je wel opbrengen? Waar kun je wil mee beginnen? Wat zou je wel kunnen doen? Wie zou jou kunnen helpen omdat hij of zij er goed in is?

Doe in ieder geval iets, wat dan ook, om te starten. Het is namelijk makkelijker om door te gaan met een taak nadat je de eerste hobbel hebt genomen. Dit komt vooral omdat taken die je uitstelt zelden zo saai, moeilijk, frustrerend enz zijn dan je denkt. Het starten zorgt ervoor dat je het werk, de taak opnieuw gaat beoordelen, je gaat het ervaren en merkt hierdoor dat het makkelijker is en sneller gaat dan je eerst dacht.

Ergens mee starten, vergroot de motivatie om het af te maken.

De belangrijkste tip, die je waarschijnlijk al lang kent, is: ga offline als jij je wilt concentreren. Al onze mobiele apparaten zorgen voor enorm veel afleiding.

Wanneer je merkt dat jij je telefoon, tablet gebruikt om niet te beginnen aan een taak die je wel zou moeten doen, ga dan offline. Ik zet m’n telefoon regelmatig op de vliegtuigstand om niet afgeleid te worden en ben dan een tijdje niet bereikbaar. En ik sluit ook de wifi af op m’n computer. Ik ben tijdelijk niet bereikbaar, net zoals we dat vroeger ook waren, omdat ik me wil concentreren.

Door je digitale afleidingen af te sluiten gedurende bepaalde tijden op een dag, help jij jezelf om aan de slag gaan en je focus vast te houden.

De volgende keer dat je tegen een bepaalde taak opziet en actie uitstelt, denk dan eens na welke trigger er bij jou wordt geactiveerd. Waarom zie je er tegenop en bedenk dan een manier om in ieder geval een start te maken, zodat jij jezelf stimuleert om het ook af te maken.

Dus nog een keer de vraag van het begin en nu íets anders geformuleerd:

Wat stel jij uit op dit moment én welke kleine stap kun je alvast zetten om er wel mee aan de slag te gaan?