‘M’n werk is nooit of en prioriteiten stellen vind ik heel lastig. Ik werk iedere avond thuis nog even verder. Het werk is nooit klaar.’ Dit hoor ik regelmatig in de coachgesprekken met beginnende leiders.
Werken met to-do lijstjes en natuurlijk met vragen en opdrachten die per mail op je af komen? Je laat je leiden.
Ontzettend jammer natuurlijk én niet de methode om zelf overzicht te houden en werkstress te voorkomen.
Dus: Wie is de baas? Jij of jouw agenda!
1) Hoe gebruik jij je agenda op de goede manier.
2) Hoe creëer je ruimte in je agenda.
3) Wat doe je om baas van je agenda te worden in 5 stappen.
Of je een papieren of elektronische agenda hebt maakt niets uit. Ze hebben allebei een tijdsindeling in uren en minuten. Het is een perfect hulpmiddel om afspraken in te plannen en overzicht te creëren.
Hoe gebruik jij je agenda goed?
Een agenda gebruik je om afspraken in te zetten. Afspraken met anderen én afspraken met jezelf. Ja, je leest het goed, ook afspraken met jezelf.
Afspraken met anderen:
- Wat is het voor een afspraak, is het belangrijk voor de korte of langere termijn? Is het voor de langere termijn? Plan dan de afspraak in op het moment dat het jou het beste uitkomt.
- Hoeveel tijd heb je nodig? Maak een inschatting. Als je een uur nodig denkt te hebben, plan dan een kwartier extra in. Waarom? Je creëert ruimte voor jezelf om korte acties naar aanleiding van het gesprek weg te zetten bij anderen óf zelf te doen.
Afspraken met jezelf:
Hoeveel tijd heb jij nodig voor belangrijke taken die op termijn klaar moeten zijn. Wanneer moet het klaar zijn, wat is de deadline? Op welke dagen wil jij hier aandacht aan besteden, zodat jij deze deadline haalt? Op welke momenten van de dag past jou dit het beste, wanneer ben jij op je best voor schrijfwerk, denkwerk, creatief werk en dat soort zaken? Wie heb je hiervoor nodig zodat je ervoor kunt zorgen dat je tijdig afspraken inplant met anderen met een volle agenda.
Het Eisenhower diagram is een handig modelletje om op je netvlies te hebben. Belangrijk én urgent zijn die zaken die direct aandacht nodig hebben. Dringende situaties die opgelost moeten worden. Een plotselinge crises. En ook zaken die je te lang hebt laten liggen en daardoor urgent worden ;-)) Belangrijk én niet urgent zijn de zaken om afspraken met jezelf over te maken. Het is wel belangrijk, jij bent eindverantwoordelijk voor het resultaat, anderen verwachten deze resultaten van jou. Wat is de deadline en wanneer heb je welke stap te zetten om die deadline ook te halen? Niet belangrijk en urgent zijn díe zaken die voor anderen dringend zijn en waar jij geen/minder belang bij hebt om voor elkaar te krijgen. Zoveel mogelijk delegeren dus. Niet belangrijk en niet urgent zijn de tijdverspillers die soms best leuk, maar meestal niet effectief zijn. Klagen over het weer, spelletjes doen op de computer, blijven hangen in de mail terwijl dit nergens voor nodig is. Hoe meer tijd je effectief besteed aan belangrijke én niet urgente zaken en hierover afspraken maakt met jezelf waar jij je ook aan houdt, hoe beter het is voor overzicht en minder stress!!
|
Zet de afspraken met jezelf – een uur of een dagdeel – in je agenda met een specifieke kleur omdat het belangrijk is voor jou. Door het geel te arceren of een digitaal kleurtje te geven valt het extra op. Hier mag niemand aankomen. Deze tijd is exclusief voor jou voor die belangrijke taak. Door dit te doen help jij jezelf je grenzen te bewaken en laat jij je minder verleiden ja te zeggen op vragen van anderen. Vertel anderen die mogelijk jouw agenda beheren: van déze afspraken moet je afblijven!!
Hoe creëer je ruimte in je agenda?
Plan naast de afspraken met anderen en met jezelf ook tijd in je agenda voor vrije ruimte. Brainstormtijd met jezelf. Koffiepraatjes tijd om te horen wat er speelt in de organisatie. Vragen hoe het ermee staat tijd om op een makkelijke manier, zonder druk en haast, even naar de voortgang te vragen bij je teamleden. Tijd om anderen even te helpen indien nodig. Tijd die je dus bewust niet specifiek invult, maar vrij houdt voor dat wat nodig is of op je pad komt. Het belangrijkste is om dit ook écht te doen en ervan te leren genieten. In het moment leren zijn. Ervaren dat je ook voortgang kunt boeken met behulp van toevallige contacten. Je hoort van anderen waar zij mee bezig zijn én wat jij ook goed kunt gebruiken. Tijd voor vrijheid en ruimte om kansen te zien en wie weet zelfs tijd te besparen.
Heb ik deze week mijn best gedaan om de baas te zijn over mijn agenda?
Wat doe je om baas van je agenda te worden in 5 stappen?
- Besluit nemen: ik ben vanaf vandaag de baas over mijn agenda!
- Ik vertel anderen die mij helpen mijn agenda te beheren wat ik graag wil:
- Belangrijke/niet urgente taken hebben de kleur rood: geen afspraken plannen.
- Vrije ruimte voor mezelf heeft de kleur groen: geen afspraken plannen zonder overleg.
- De overige tijd is beschikbaar voor het plannen van afspraken met anderen. Graag 15 minuten extra tijd inplannen voor nawerk.
- Ik zeg iedere dag ’s ochtends tegen mezelf: ‘Ik bewaak mijn grenzen en laat me niet meer verleiden ja te zeggen op onverwachte vragen van anderen. Mijn agenda is hét hulpmiddel om meer overzicht, ruimte en rust te creëren en ervoor te zorgen dat ik afspraken met mezelf en anderen na kan komen.’
- Ik ben mild voor mezelf als het toch een keer niet lukt. Dit kan gebeuren én ik blijf vasthouden aan mijn nieuwe systeem.
- Om mezelf te helpen stel ik mezelf wekelijks de vraag: ‘heb ik deze week mijn best gedaan om de baas te zijn over mijn agenda?’
Stap 5 kun je alvast voor het hele jaar van 16.30 tot 16.45 uur op vrijdag in je agenda zetten ;-)) Je kunt namelijk niet meer doen dan je best. Door wekelijks even een kwartiertje terug te kijken, kun je vaststellen of het goed of niet goed ging deze week, waar dit aan lag en hoe je hier de volgende week beter mee om kunt gaan.
Nu ben ik heel benieuwd naar het antwoord op de volgende vraag.
Wat ga jij vanaf volgende week anders doen met jouw agenda?
Geef een reactie